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2024년 갑진년(甲辰年)이 시작됐다.

모든 것이 새로운 기대로 시작되는 가운데, 나의 직장 생활도 마찬가지이다.

오늘 해야 할 일을 미루지 말고, 힘차게 해치우겠다는 기본적인 마음과 직업적 성공도 꿈꾸어 본다. 

물론 올해도 수많은 방해거리가 중요한 일을 처리하는 데 훼방을 놓겠지만, 약간의 규율과 계획이 있다면 집중력을 잃지 않으면서도 생산성을 유지할 수 있다. 2024년 새해, 일하는 나의 삶에 체계를 더하고 중요한 일에 집중하는 법을 배워보자. 커리어를 쌓기 위한 소소한 방법들을 알아봤다. 

멀티태스킹을 줄여라

그저 바쁜 것과 생산성을 만드는 것은 차이점이 있다.

멀티태스킹을 자주 하다 보면 주의가 산만해져 달력에 새로운 마감일을 입력하거나 중요한 이메일을 전송하는 일을 잃어버리기가 쉽다.

연구에 따르면 다수의 과제를 한꺼번에 성취하려 하면 생산성을 잃게 된다고 한다. 더불어 어떤 과제도 훌륭하게 수행하게 못할 가능성도 훨씬 크다.

‘에센셜리즘: 본질에 집중하는 힘(Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less)’의 저자인 그렉 맥커운(Greg McKeown)은 “생산성을 올리고 싶은 이들에게 주고 싶은 첫 번째 조언은 더 많은 일을 해야 한다는 사고방식에서 벗어나 필요한 일을 제대로 한다는 사고방식을 채택하라는 것”이라고 말했다.

중요한 것에 집중하라

기술은 때때로 하나의 큰 걸림돌이 될 수 있으므로 휴대폰 알림과 같은 외부의 자극을 차단하는 것은 업무에 집중력을 높이는 데 도움이 될 수 있다.

소셜 미디어는 적지 않은 시간을 잡아먹을 수 있으며, 기술 회사들은 소비자 기술을 최대한 중독적으로 만드는 데 수년을 할애해 왔다.

하지만 이러한 추세는 변화하고 있다. 애플과 구글 등의 기업은 휴대폰 사용을 줄이는 기능들을 도입했으며, 인스타그램과 같은 애플리케이션은 해당 앱에서 사용하는 시간을 더 잘 관리할 수 있는 기능들을 더했다.

애플의 스크린 타임(Screen Time)을 활용하면 자신의 아이폰에서 사용하는 특정 앱의 하루 사용 시간을 제한할 수 있다. 지정된 앱은 제한 시간에 도달하면 잠금이 걸리게 된다. 물론 잠금은 쉽게 풀 수 있지만, 이 기능은 잠금보다는 제한 시간이 찼음을 알리는 데 그 목적이 있다.

방해거리를 피하는 또 다른 방법은 자신의 업무나 일상에 필수적이지 않은 앱을 삭제하는 것이다.

맥커운은 자신과 소셜미디어 사이에 과속 방지턱을 설치하면 시간을 낭비하는 것을 피하고 중요한 일들을 우선시하는 데 도움이 된다고 조언했다.

그는 “주의를 빼앗기기 조금 더 힘든 상태를 만들면 자신에게 본질적으로 중요한 프로젝트를 진행하기가 좀 더 수월해진다”라고 말했다.

방해받는 일이 없도록 하라

커리어 코치이자 ‘유 턴(You Turn)’이라는 팟캐스트의 제작자이기도 한 애슐리 스탈(Ashley Stahl)에 따르면 대부분의 사람은 집중력을 온전히 유지할 수 있는 일괄적인 시간을 가질 때 생산성을 더 잘 발휘한다. 따라서 미팅 일정은 아침이나 하루가 끝날 무렵에 잡으면 주의력과 업무 흐름을 원활하게 유지할 수 있다.

스탈은 “정신을 집중해 글을 쓰는 날에는 예를 들어, 오후 1시의 전화통화가 집중력을 완전히 흩트려 놓을 수 있다. 이와 마찬가지로 애매하게 잡힌 정오의 미팅은 대개 우리가 찾고자 하는 창의력의 원천을 차단시킬 수 있다”라고 설명했다.

사람들에게 대화가 가능할 때가 언제인지 알려주는 것 또한 좋은 방법이 될 수 있다. 이메일에 자동응답 메시지를 설정해 놓으면 자신이 언제 이메일을 확인하는 지 쉽게 알려줄 수 있다. 예를 들어 “메시지를 보내주셔서 감사합니다! 매일 오전 8시부터 11시까지 이메일을 확인하고 있으므로 확인 후 가능한 한 빠르게 답신을 보내 드리겠습니다”로 설정할 수 있다고 스탈은 제안했다.

잠시 휴식을 취하라

그저 책상 앞에 붙어 있는 것이 업무를 달성하는 최고의 방법은 아니다. 맥커운은 정신적으로 긴장을 풀고 업무 집중력을 다시 끌어올리기 위해서는 책상에서 잠시 일어나 휴식을 취하거나 짧은 산책을 할 공간을 만드는 것이 필수라고 말했다.

그는 “하루 종일 작업 모드를 유지하면 정신적인 번아웃이 빠르게 찾아올 것”이라고 경고했다.

맥커운은 “어떠한 휴식도 취하지 않으면 의사결정력이 영향을 받아 주의력이 산만해진다”고 말했다. 바로 이 때, 인터넷 서핑을 하거나 최신 뉴스를 읽거나 혹은 소셜 미디어 페이지를 끝없이 스크롤해가며 시간을 낭비하기 시작한다는 것이다. 맥커운은 업무 과제를 달성함에 있어 단순히 집중력을 높인 시간보다 건강하고 활력 넘치는 시간을 투자하는 것이 더 중요하기 때문에 휴식은 간과할 수 없는 일과임을 강조했다.

그는 “온종일 일만 처리할 수도 있지만, 자신의 최대치 능력으로 임하기는 힘들 것이다”라고 덧붙였다.

업무 체계를 세우자

계획과 업무 체계를 세우면 근무 시간의 전체적인 윤곽뿐만 아니라 장기적인 목표를 한 눈에 볼 수 있다. 마인드맵 그리기부터 아이디어 구체화하기, 하루 중 해야 할 일을 모두 나열할 포스트잇 메모 붙이기 등 어떤 것이든 가능하다.

투두이스트(Todoist), 메멘토(Memento) 및 트렐로(Trello)와 같이 해야 할 일의 목록과 계획 세우기를 관리하는 데 도움을 주는 앱을 활용할 수도 있다.

일과를 시작하기 전, 30분 동안 하루를 계획하고 어떤 일을 해야 하며, 어떤 순서로 진행해야 하는 지를 알아보자. 복잡한 일의 규모를 축소하고 대처 방법을 미리 생각해 놓으면 추후 업무의 생산성을 훨씬 더 높일 수 있을 것이다.

스탈은 “삶에 혼돈을 더하고 있는 부분과 집중력을 방해한다고 느끼는 것을 제거할 수 있는 부분을 찾아내어 개선하라”고 말한다. 집중력을 높이고 산만함을 줄이기 위해 책상을 정돈하는 것처럼 간단한 변화도 의미가 있다. 하지만 거절을 잘 하지 못해 일을 늘리고 있다면 습관을 고치면서 어렵지만 근본적인 개선 방법도 있다.

그는 “사람들은 보통 삶의 문제를 해결하기 위해서는 어딘가에 가서 무엇을 사오거나 현 상황에 무언가를 더해야 한다고 생각한다. 그러나 나에게 단순함은 나의 집중력을 방해하는 무언가를 제거하는 것을 의미한다”라고 정의했다.